Umsatzsteuer · 12.08.2026
E-Rechnung: Was seit 2025 gilt und was jetzt ansteht
Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt. Was das praktisch bedeutet.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell ausgelesen werden kann, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine eingescannte Papierrechnung oder ein einfaches PDF gelten seit 2025 als sonstige Rechnung.
Wer muss was und ab wann?
Der Empfang ist seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander verpflichtend, dafür genügt technisch ein E-Mail-Postfach. Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung im B2B-Bereich der Standard.
Was ist jetzt zu tun?
Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm die Formate erzeugen und einlesen kann, und legen Sie fest, über welchen Kanal E-Rechnungen bei Ihnen eingehen. Wichtig ist außerdem die Archivierung, denn der strukturierte Teil der Rechnung muss revisionssicher im Original aufbewahrt werden. Wer Belege ohnehin digital an die Kanzlei übergibt, hat den größten Teil der Arbeit bereits erledigt.
Was passiert bei einem Verstoß?
Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. In der Praxis ist das teurer als die Umstellung, deshalb lohnt es sich, das Thema nicht bis zum Ende der Übergangsfrist zu schieben.